Langkah-Langkah Merekrut Karyawan Untuk

Untuk memperoleh karyawan yang tepat dan berkualitas untuk jabatan yang dibutuhkan, terdapat beberapa langkah yang harus Anda lakukan:

1. Buatlah uraian jabatan
   Setelah Anda menentukan karyawan untuk jabatan apa yang Anda butuhkan, maka langkah selanjutnya adalah membuat uraian atas jabatan tersebut. Uraian jabatan atau yang biasa disebut job description ini menguraikan tentang tugas dan tanggung jawab karyawan yang menduduki jabatan tersebut. Selain itu, dalam uraian jabatan ini disebutkan kepada siapa pemegang jabatan tersebut harus bertanggung jawab dan melaporkan hasil kerjanya.
   
   Contoh uraian jabatan:
   
   Sales Manajer: Bertanggung jawab atas perekrutan, training, koordinasi, dan supervisi semua sales representative. Memonitor sales pada area yang menjadi lingkup tanggung jawabnya. Membuat perencanaan penjualan tahunan. Membuat laporan penjualan tahunan dan melaporkannya pada Direktur Marketing.
   
   
2. Buatlah spesifikasi jabatan
   Setelah Anda menentukan tugas dan tanggung jawab yang harus dilaksanakan oleh karyawan, maka langkat berikutnya adalah membuat uraian spesifikasi jabatan tersebut, atau biasa disebut job specification. Spesifikasi jabatan merupakan uraian tentang ketrampilan dan kemampuan yang harus dimiliki oleh seorang karyawan untuk menduduki suatu jabatan, termasuk di dalamnya pengalaman dan pendidikan yang diperlukan. Dengan spesifikasi jabatan tersebut berarti Anda telah menentukan standar dan persyaratan yang harus dipenuhi oleh pelamar agar dapat bekerja di tempat Anda.
   
   Contoh spesifikasi jabatan:
   
   Sales Manajer: Pendidikan minimal S1 manajemen, pengalaman sebagai sales selama 4-5 tahun, berpengalaman dalam training sales, berpengalaman dalam bidang manajemen, memiliki kemampuan untuk berkomunikasi dengan baik.
   
   Mempersiapkan uraian dan spesifikasi jabatan merupakan suatu hal yang sering diabaikan oleh para entrepreneur. Padahal ini merupakan salah satu hal terpenting dalam suatu proses penerimaan karyawan karena uraian ini merupakan blue print bagi pekerjaan tersebut. Dengan membuat uraian dan spesifikasi jabatan sebelum Anda menerima karyawan, berarti Anda mengantisipasi terjadinya masalah karyawan di kemudian hari.
   
   Seperti yang terjadi pada Anto - seorang pengusaha garment. Dia pernah bercerita tentang kesalahannya dalam menerima karyawan di awal berdiri usahanya. Pada waktu memulai usaha, dia membutuhkan seorang karyawan untuk administrasi keuangan. Anto akhirnya menerima bekas teman sekolahnya dulu, meskipun dia tahu bahwa temannya itu tidak terlalu memenuhi persyaratan yang diinginkannya, tetapi waktu itu dia lebih senang menerima temannya karena sudah dikenal. Akibat menerima karyawan yang tidak qualified, maka beberapa pekerjaan yang seharusnya dikerjakan oleh karyawan tersebut tidak mampu ditanganinya. Karena beberapa pekerjaan tidak ter-cover, maka terpaksa Anto mengambil karyawan satu lagi untuk mengerjakan pekerjaan-pekerjaan tersebut. Tetapi Anto melakukan kesalahan yang sama: mengambil karyawan berdasar kenalan dan kepercayaan belaka, tanpa terlalu memikirkan kualitas karyawan tersebut.
   
   Permasalahan baru dirasakan setelah usaha tersebut semakin berkembang hingga saat ini. Sekarang Anto mulai merasa bahwa jumlah karyawan yang dimilikinya terlalu banyak dibanding beban kerja yang harus mereka pikul. Dia mulai berfikir dan menghitung-hitung bahwa sebetulnya pekerjaan yang dikerjakan oleh 2 orang karyawannya bisa dicover oleh satu karyawan dengan kualifikasi tertentu, dan biaya gajinyapun jadi lebih murah jatuhnya. Masalahnya, Anto merasa tidak mungkin memecat karyawan-karyawannya karena mereka sudah bekerja padanya selama bertahun-tahun, dan Anto mengenal mereka dan keluarganya secara pribadi.
   
   
3. Strategi rekrutmen
   Setelah Anda mengetahui kebutuhan karyawan dalam perusahaan Anda, maka langkah berikutnya adalah mencari calon karyawan. Untuk mencari calon karyawan, Anda dapat menggunakan beberapa strategi, yaitu:
   
   
   • Mencari karyawan dari orang-orang yang dikenal
     Cara ini adalah cara yang paling mudah dan paling murah. Tetapi seperti telah dikemukakan di depan, cara ini lebih mengutamakan perasaan, dan tidak jarang mengabaikan kriteria dan kualifikasi calon karyawan yang dibutuhkan.
     
     
   • Menggunakan referensi dari pihak yang kita percaya
     Referensi ini bisa secara informal dari kolega kita, atau secara profesional menggunakan jasa headhunter seperti JobsDB atau Karir.com
     
     
   • Campus recruitment
     Cara ini biasa dilakukan bila karyawan yang kita butuhkan adalah fresh graduate dari kampus.
     
     
   • Iklan di Media Massa
     Dilakukan dengan memasang iklan lowongan kerja di media seperti koran lokal, iklan baris, radio, dsb.
     
   
   
4. Persiapan wawancara
   Langkah berikutnya adalah mencari calon karyawan yang memenuhi syarat-syarat tersebut. Masing-masing perusahaan memiliki standar proses penerimaan yang tidak sama. Ada perusahaan yang mengharuskan pelamarnya melakukan tes psikologi terlebih dahulu, namun ada pula perusahaan yang merasa cukup dengan melakukan wawancara saja. Untuk usaha kecil menengah biasanya menggunakan cara kedua: melakukan wawancara saja. Selain karena cara ini yang paling sederhana, juga merupakan cara yang termurah dalam metode rekrutmen. Namun untuk mendapatkan hasil yang optimal, sebaiknya Anda mempersiapkan segala sesuatu sebelum Anda melakukan wawancara dengan calon karyawan Anda.
   
   Dalam melakukan suatu wawancara, Anda harus mengetahui hal apa terutama yang ingin Anda dapatkan dari wawancara tersebut. Kemudian persiapkanlah serangkaian pertanyaan untuk menggali informasi dari para calon karyawan.
   
   Pedoman berikut ini mungkin dapat digunakan untuk bantuan dalam menyusun pertanyaan:
   
   
   • Mengembangkan satu seri pertanyaan inti dan menanyakan pada setiap calon karyawan. Seri pertanyaan seperi ini berguna untuk membuat suatu proses penyaringan yang lebih konsisten.
     
     
   • Menanyakan pertanyaan terbuka seperti misalnya“ Ceritakan pengalaman Anda di bidang sales.” Pertanyaan jenis ini efektif karena mendorong calon karyawan untuk bicara. Usahakan tidak menanyakan pertanyaan dengan jawaban “ya” atau “tidak”.
     
     
   • Sampaikan suatu contoh kasus yang mungkin dijumpai calon karyawan dalam pekerjaannya, dan menanyakan bagaimana mereka menanganinya.
     
     
   • Minta calon karyawan untuk menceritakan pengalaman kerjanya selama ini. Hal ini untuk melihat apakah ada hal-hal dan spesifikasi yang Anda butuhkan yang sudah pernah dia kerjakan.
     
     
   • Meminta calon karyawan menjabarkan keberhasilan dan kegagalan terakhir, dan bagaimana mereka menanganinya. Dengan pertanyaan ini Anda akan mengetahui semangat dan optimisme dari para calon karyawan tersebut dalam menghadapi keberhasilan maupun kegagalan, dan apakah mereke dapat memetik pelajaran dari kegagalan mereka.
     
   
   
5. Memeriksa referensi
   Salah satu prosesi dalam penerimaan karyawan adalah memeriksa referensi yang diberikan oleh pelamar. Memeriksa referensi merupakan salah satu hal yang penting dalam seleksi karyawan. Anda harus meluangkan waktu untuk memeriksa referensi yang diberikan oleh para calon karyawan.
   
   Sayangnya, banyak pemilik usaha berfikir bahwa memeriksa referensi merupakan suatu formalitas saja. Itu adalah suatu anggapan yang salah! Pemeriksaan referensi secara menyeluruh dapat membantu Anda untuk mengetahui mana informasi yang betul dari calon karyawan dan mana informasi yang salah dan dibesar-besarkan. Lebih bagus lagi bila Anda tidak hanya menghubungi referensi yang terdaftar pada lembar isian pelamar, tetapi hubungi juga atasan tempatnya bekerja dulu. Anda akan mendapatkan informasi yang jelas dan lengkap tentang pelamar tersebut.
   
   
6. Wawancara
   Untuk mendapatkan informasi yang Anda butuhkan, yang tidak jarang merupakan informasi yang implisit, Anda perlu membuat suatu kondisi yang dapat membuat calon karyawan membuka diri. Dengan demikian memungkinkan Anda untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan. Untuk mencapai kondisi yang diinginkan, terdapat tiga tahap yang sebaiknya Anda lakukan, yaitu: memecahkan kebekuan (ice breaking), mengajukan pertanyaan dan menjual perusahaan pada calon karyawan.
   
   
   • Memecahkan kebekuan (ice breaking). Ini adalah tahap awal wawancara, dimana Anda sebagai pewawancara mencoba menurunkan kegugupan yang mungkin timbul baik dari pihak calon karyawan maupun mungkin dari pihak Anda. Cara yang biasa digunakan untuk ice breaking dalam wawancara antara lain dengan pertanyaan-pertanyaan mengenai kegemaran dan minat khusus dari calon karyawan, agar mereka merasa santai. Dengan perasaan yang santai, biasanya mereka akan lebih mudah menjawab dan memberikan keterangan yang kita butuhkan.
     
     
   • Mengajukan pertanyaan. Selama tahap ini Anda mengajukan pertanyaan untuk melihat apakah pelamar tersebut cocok untuk pekerjaan tersebut ataukah tidak. Pada bagian ini Anda akan lebih banyak menjadi pendengar. Untuk membantu Anda dalam mengingat dan memberikan pertanyaan lanjutan, ada baiknya Anda mencatat beberapa poin, dari apa yang disampaikan oleh pelamar, yang Anda rasa penting.
     
     
   • “Menjual perusahaan” pada calon karyawan. Menjual dalam hal ini berarti menawarkan hal-hal menarik pada perusahaan pada calon karyawan sehingga dia tertarik untuk bergabung pada bisnis Anda. Mungkin Anda berfikir: “Lho? Apa ga kebalik?” Tidak! Terhadap calon karyawan yang masuk kualifikasi, Anda perlu menawarkan perusahaan Anda padanya. Karena meskipun dia sebagai pelamar, tetap saja keputusan akhir dia bekerja atau tidak di perusahaan Anda adalah di tangan calon tersebut. Lagipula Anda mesti ingat, bahwa seorang calon yang berkualitas mungkin saja ditawari pula perusahaan lain. Oleh karena itu, bila Anda sudah menemukan calon yang Anda inginkan, maka Anda perlu “menawarkan” padanya tentang perusahaan Anda, sehingga dia tertarik untuk bekerja di perusahaan Anda. Tahap ini biasanya dimulai dengan membiarkan calon karyawan mengajukan pertanyaan seputar prusahaan, pekerjaan yang akan dilakukan dan sebagainya.